Il dott. Francesco Arena

Innovazione, informatizzazione e razionalizzazione del lavoro per rendere più efficace la macchina amministrativa. Questi gli obietti che si è posto il segretario comunale Francesco Arena (in carica da due anni e mezzo) con il supporto dell’Amministrazione comunale di Tricase. Ed è la premessa del Segretario che mette subito in chiaro una cosa: “Non c’è possibilità di miglioramento organizzativo se non è condiviso e voluto dall’Amministrazione”. Infatti Arena definisce il Comune come “un Giano bifronte” dove le cose sono destinate ad andare bene “solo se funzionano contemporaneamente sia la dimensione politica che quella tecnica: due facce che devono correlarsi ed integrarsi”. Ma per capire nel dettaglio qual è la strada che si vorrebbe intraprendere, partiamo dalla fine, vale a dire dall’ultimo atto della Giunta comunale, che “ha approvato un mio progetto di riorganizzazione dell’Ente partendo da quello che è il carico dei procedimenti amministrativi. Ma prima di intervenire abbiamo ritenuto opportuno informarci sulla reale situazione negli uffici”. Come? “Abbiamo chiesto a tutto il personale comunale di monitorare per un periodo di alcune settimane il lavoro svolto. Un progetto complesso perché i procedimenti amministrativi sono tantissimi. È stato un censimento, una sorta di pesatura del carico di lavoro. I risultati informativi sono una base per la proposta dell’intervento organizzativo da poco approvato in Giunta che ci permetterà di riprogettare l’organizzazione dell’Ente”. Che risultato porterà questa rivoluzione? “Innanzitutto un riassetto dei procedimenti perché ci sono delle aree organizzative che presentano maggior carico di procedimenti a fronte di aree che presentano invece una minore mole di lavoro. Quindi si mira a riassestare i procedimenti tra i diversi settori. Contemporaneamente ci sono ipotesi di mobilità interna del personale: se c’è più bisogno in un ufficio piuttosto che in un altro…”. Poi c’è la questione logistica: “Tricase dal punto di vista degli spazi, degli uffici, ha una realtà molto frastagliata e frammentata. Su questo ci sono dei limiti che sarà anche difficile superare per il valore storico degli immobili che occupiamo. Piccoli miglioramenti però si possono fare e su alcuni settori, come le Attività produttive ed i servizi elettorali, stiamo già intervenendo. Certo ci vorrà un po’ di tempo…”. Parlando di innovazione non si può ignorare la necessità di informatizzare in modo serio l’Ente. Senza voler puntare il dito solo su un ufficio, in quello Tecnico molto è ancora su carta: “In effetti c’è stato un certo ritardo ad intervenire su questo settore anche per un turnover eccessivo di responsabile dell’Ufficio tecnico (“il concorso per l’incarico definitivo del nuovo responsabile è previsto entro l’anno”). Più in generale, sull’aspetto dell’informatizzazione abbiamo condiviso con l’ing. Vincenzo Donato Cesari la necessità di dotarci di un software di gestione (“peraltro già testato”) che consenta una sorta di standardizzazione delle procedure e contemporaneamente creare un archivio ed una banca dati comunali. Entro poco tempo dovremo essere capaci di andare a regime. Per ora abbiamo risolto il problema delle reti decentrate attraverso una rete wireless che collega Servizi Sociali, Biblioteca, Polizia locale, ecc., che consente il passaggio dei dati in modo celere e sicuro abbattendo i costi. L’obiettivo diventa adesso quello di estendere il sistema wireless anche alle frazioni e alle scuole”. Riguardo alle possibili nuove assunzioni, Arena, dopo aver ricordato che “per la ristrettezza economica dei Comuni non si potrà assumere più di una persona ogni cinque che vanno in pensione”, aggiunge: “Si è preferito intervenire prima su quelli che si ritengono i settori nevralgici e soprattutto in ruoli direttivi. E poi riorganizzare in modo efficiente il personale già in ruolo”. A proposito di assunzione, l’innovazione arriva dal metodo: “Non più solo titoli e prova da superare, ma grande attenzione alle capacità, alle attitudini del concorrente ad occupare quel posto. Così è stato per il nuovo Comandante della Polizia Municipale, così sarà per il responsabile dell’Ufficio tecnico e per gli altri a venire. Da questo punto di vista quella di Tricase è una delle pochissime Amministrazioni del Meridione ad essersi dotata di questo regolamento”. Allo stesso ci si sta dotando di “un nuovo regolamento di organizzazione complessivo. Da ora in poi l’organizzazione viene presidiata. Fino ad oggi un limite grosso dell’attuale organizzazione comunale è che non è stata mai presa in considerazione in modo organico ma solo interventi spot. Invece un intervento organizzativo più strutturato deve consentire un lavoro coordinato tra tutti gli uffici senza dispersione di tempo ed energie”. Il passo finale sarà quello di “offrire servizi online al cittadino utente consentendogli di vedere lo stato della pratica, interfacciarsi ed interagire con il responsabile del procedimento, sapendo che quel procedimento si deve chiudere entro il tempo prefissato e indicato. Anche questo sarà un modo per ridurre le perdite di tempo sia degli uffici che dei cittadini stessi, che avranno anche la possibilità di effettuare online eventuali pagamenti”.

Giuseppe Cerfeda